Política de Tratamiento de la Información Personal de Clientes, Colaboradores, Proveedores y Usuarios

1. GENERALIDADES

CANIFRESH tiene especial interés en proteger y respetar la información y los datos personales de sus titulares. Por esta razón, ha diseñado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

1.1. Introducción

CANIFRESH, identificada con NIT 1037657501, en calidad de responsable del tratamiento de la información, podrá recolectar datos personales de usuarios, clientes, colaboradores, proveedores y terceros en general a través de los distintos medios destinados para tal fin.

En todo caso, la recolección se realizará bajo autorización expresa del titular de los datos y su tratamiento estará sujeto a lo establecido por la legislación aplicable.

La información personal podrá ser recolectada directamente a través de:

  • Información suministrada por clientes, usuarios, colaboradores y proveedores.

  • La página web www.canifresh.co.

  • Visitas a puntos de venta a nivel nacional.

  • Eventos realizados por CANIFRESH.

  • Adquisición de productos o servicios ofrecidos por CANIFRESH.

  • Formularios físicos o digitales.

  • Otros canales habilitados por la compañía.

2. PRINCIPIOS GENERALES

La obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales estará guiada por los principios establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

2.1. Principio de finalidad

El tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual deberá ser informada previamente al titular.

CANIFRESH se limitará a recolectar aquellos datos que resulten pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual sean solicitados.

2.2. Principio de libertad

El tratamiento de datos personales únicamente podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

Los datos personales no podrán obtenerse o divulgarse sin autorización previa, salvo que exista mandato legal o judicial que permita hacerlo.

2.3. Principio de veracidad o calidad

La información sometida a tratamiento deberá ser:

  • Veraz.

  • Completa.

  • Exacta.

  • Actualizada.

  • Comprobable.

  • Comprensible.

No se realizará tratamiento de información parcial, incompleta, fraccionada o que pueda inducir a error.

2.4. Principio de transparencia

El titular tendrá derecho a obtener de CANIFRESH o de quien actúe como encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.

2.5. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento de los datos estará sujeto a los límites derivados de su naturaleza, la Constitución y la Ley.

Los datos personales únicamente podrán ser tratados por personas autorizadas por el titular o por aquellas permitidas expresamente por la legislación.

Los datos personales, salvo aquella información considerada pública, no deberán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que existan mecanismos técnicos que permitan limitar su acceso a los titulares o terceros autorizados.

2.6. Principio de seguridad

CANIFRESH adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar seguridad a la información y evitar:

  • Adulteración.

  • Pérdida.

  • Consulta no autorizada.

  • Uso indebido.

  • Acceso no autorizado o fraudulento.

2.7. Principio de confidencialidad

CANIFRESH garantizará la reserva de la información incluso después de finalizada la relación con el titular.

La información personal únicamente podrá suministrarse o comunicarse cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por el titular o permitidas por la Ley.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad

Comunicación mediante la cual el responsable informa al titular acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a ellas y las finalidades para las cuales se realizará el tratamiento.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Información que no tiene carácter semiprivado, privado o sensible.

Son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público.

Datos sensibles

Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en conjunto con terceros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Oficial de Protección de Datos Personales

Persona natural o jurídica encargada de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para cumplir la normativa de protección de datos personales.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de la información.

Sistema biométrico

Tecnología de seguridad basada en el reconocimiento de características físicas o de comportamiento que permiten identificar a una persona.

Sistema de videovigilancia

Sistema utilizado para captar y almacenar imágenes con finalidades relacionadas con la seguridad de CANIFRESH, sus colaboradores, usuarios y visitantes.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia

Operación mediante la cual el responsable o encargado del tratamiento ubicado en Colombia envía información a otro responsable ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera de Colombia para que un encargado realice su tratamiento por cuenta del responsable.

Tratamiento

Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo:

  • Recolección.

  • Almacenamiento.

  • Uso.

  • Circulación.

  • Actualización.

  • Supresión.

4. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Los datos personales suministrados estarán sujetos al tratamiento previamente autorizado de manera expresa e informada por su titular.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, la recolección, almacenamiento y utilización de datos personales por parte de CANIFRESH deberá contar con autorización del titular cuando sea requerida.

CANIFRESH pondrá a disposición los mecanismos adecuados para permitir a los titulares otorgar dicha autorización.

La autorización podrá obtenerse, entre otros medios, a través de:

  • Documentos escritos.

  • Formularios.

  • Contratos.

  • Órdenes de compra.

  • Landing pages.

  • Códigos de seguridad.

  • Campañas de actualización de datos.

  • Autorizaciones verbales.

  • Casillas de verificación o checkbox.

  • Chats.

  • Avisos de videovigilancia.

  • Avisos durante eventos.

  • Conductas inequívocas permitidas por la legislación.

La recolección se limitará exclusivamente a los datos personales pertinentes y adecuados para las finalidades previstas.

5. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

5.1. Datos recolectados

CANIFRESH podrá recolectar información personal dependiendo de la relación existente con cada titular.

Clientes

Podrá recolectarse, entre otra, la siguiente información:

  • Nombre.

  • Número de cédula de ciudadanía.

  • NIT.

  • Dirección.

  • Teléfono.

  • Ciudad.

  • Correo electrónico.

  • Código de cliente.

  • Información suministrada durante el proceso de compra.

Aspirantes y colaboradores

Podrá recolectarse información proveniente de:

  • Visitas domiciliarias.

  • Procesos de selección.

  • Hojas de vida.

  • Bolsas de empleo.

  • Entrevistas.

  • Contratos laborales.

La información podrá incluir:

  • Nombre.

  • Cédula o pasaporte.

  • Experiencia académica.

  • Experiencia profesional.

  • Información asociada a la relación laboral.

  • Información relacionada con pagos y remuneraciones.

  • Información sobre seguridad social.

  • Información básica de salud suministrada voluntariamente cuando corresponda.

  • Datos necesarios para procesos de afiliación.

  • Información relacionada con hijos menores cuando sea necesaria para trámites de afiliación.

Contratistas y proveedores

Podrá recolectarse información necesaria para el desarrollo de las relaciones comerciales y contractuales, incluyendo:

  • Nombre.

  • NIT.

  • Cédula o pasaporte.

  • Teléfono.

  • Dirección física.

  • Correo electrónico.

  • Información contenida en el RUT.

  • Bienes o servicios ofrecidos.

  • Actividad económica.

  • Referencias comerciales.

  • Referencias personales.

  • Referencias bancarias.

  • Números de cuentas bancarias para pagos.

  • Información necesaria para el cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

6.1. Clientes

Los datos personales de los clientes podrán utilizarse para:

  • Gestionar ventas físicas o realizadas mediante canales digitales.

  • Procesar, tramitar y completar compras.

  • Enviar productos a la dirección proporcionada por el cliente.

  • Realizar facturación electrónica.

  • Gestionar cobros.

  • Atender solicitudes, peticiones, consultas o necesidades.

  • Realizar estudios sobre hábitos de consumo.

  • Evaluar la calidad de los productos y servicios.

  • Enviar encuestas y cuestionarios.

  • Informar sobre productos y servicios.

  • Comunicar promociones, ofertas e invitaciones.

  • Mantener contacto permanente con clientes.

  • Dar respuesta a quejas y reclamos.

  • Gestionar obligaciones contractuales y comerciales.

  • Compartir información con empresas aliadas cuando resulte necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas.

  • Atender solicitudes de autoridades.

  • Gestionar cobros de cartera judicial o extrajudicial.

  • Realizar las demás actividades relacionadas con la naturaleza jurídica y comercial de CANIFRESH.

La autorización otorgada comprende la posibilidad de que los datos sean:

  • Compartidos.

  • Procesados.

  • Transmitidos.

  • Transferidos.

  • Actualizados.

  • Suprimidos.

Todo ello exclusivamente dentro de las finalidades establecidas en la presente Política.

7. FINALIDADES PARA ASPIRANTES Y COLABORADORES

Los datos de aspirantes y colaboradores podrán utilizarse para:

  • Gestionar procesos de talento humano.

  • Adelantar procesos de selección.

  • Iniciar y administrar relaciones contractuales.

  • Gestionar nómina.

  • Gestionar honorarios y remuneraciones.

  • Administrar información de seguridad social.

  • Gestionar cajas de compensación familiar.

  • Cumplir obligaciones fiscales, tributarias y legales.

  • Atender requerimientos de entidades gubernamentales.

  • Soportar procesos de auditoría.

  • Mantener comunicación con empleados y colaboradores.

  • Informar cambios relacionados con la relación laboral.

  • Permitir el acceso a recursos informáticos.

  • Solicitar referencias personales o laborales previa autorización.

  • Adelantar procesos disciplinarios cuando corresponda.

  • Expedir certificados laborales solicitados por el titular.

  • Brindar referencias a entidades autorizadas.

  • Actualizar información.

  • Atender requerimientos de organismos de control.

  • Enviar comunicaciones por correo electrónico, mensajes de texto u otros medios.

  • Transferir datos a terceros países cuando resulte necesario y se cuente con la autorización correspondiente.

  • Cumplir las demás finalidades derivadas de la relación jurídica con CANIFRESH.

8. FINALIDADES PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Los datos personales de proveedores y contratistas podrán utilizarse para:

  • Gestionar la relación comercial o contractual.

  • Administrar la adquisición de productos y servicios.

  • Gestionar información administrativa y contable.

  • Controlar pagos, saldos y descuentos.

  • Gestionar inventarios.

  • Cumplir requerimientos fiscales, tributarios y legales.

  • Clasificar proveedores según los bienes o servicios ofrecidos.

  • Evaluar precio y calidad de los productos o servicios.

  • Soportar auditorías internas o externas.

  • Solicitar referencias comerciales con autorización del titular.

  • Brindar referencias a empresas o entidades bancarias cuando corresponda.

  • Actualizar datos.

  • Gestionar autorizaciones de acceso a productos y servicios.

  • Atender requerimientos de entidades de control.

  • Enviar información mediante correo electrónico, mensajes de texto u otros medios.

  • Evaluar la calidad de bienes o servicios.

  • Evaluar indicadores de calidad.

  • Transferir información a terceros países cuando resulte necesario.

  • Cumplir las demás finalidades derivadas de la relación comercial o jurídica.

9. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

CANIFRESH no orienta sus actividades de recolección de información hacia la obtención de datos sensibles.

Cuando resulte necesario tratar información correspondiente a niños, niñas o adolescentes, la autorización deberá ser otorgada por su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

El tratamiento deberá respetar en todo momento:

  • El interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

  • Sus derechos fundamentales.

  • La legislación colombiana aplicable.

Cuando alguna pregunta pueda llevar al suministro de datos sensibles o información de menores de edad, la respuesta tendrá carácter facultativo.

10. DEBERES DE CANIFRESH COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CANIFRESH deberá:

  • Garantizar al titular el pleno ejercicio de su derecho de hábeas data.

  • Solicitar y conservar copia de la autorización cuando corresponda.

  • Informar al titular sobre las finalidades de la recolección.

  • Informar al titular sobre los derechos que le asisten.

  • Mantener condiciones adecuadas de seguridad de la información.

  • Garantizar que la información entregada a encargados sea veraz, completa, exacta y actualizada.

  • Actualizar oportunamente la información.

  • Rectificar información incorrecta.

  • Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento se encuentre autorizado.

  • Exigir a los encargados el cumplimiento de condiciones de seguridad y privacidad.

  • Tramitar consultas y reclamos.

  • Informar cuando determinada información esté siendo discutida por el titular.

  • Informar al titular sobre el uso dado a sus datos.

  • Informar a las autoridades cuando ocurran violaciones de seguridad que representen riesgos para los titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos personales tendrá derecho a:

  • Conocer sus datos personales.

  • Actualizarlos.

  • Rectificarlos.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.

  • Ser informado sobre el uso dado a sus datos.

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Solicitar la revocatoria de la autorización cuando resulte procedente.

  • Solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda.

  • Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La supresión de información o revocatoria de autorización no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue al titular a permanecer en la base de datos.

12. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

Podrán ejercer los derechos relacionados con los datos personales:

  • El titular, previa acreditación de su identidad.

  • Sus causahabientes.

  • Su representante o apoderado.

  • Personas legitimadas mediante estipulación a favor de otro.

  • Representantes legales de niños, niñas o adolescentes cuando corresponda.

13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los titulares podrán solicitar:

  • Conocer sus datos.

  • Actualizar información.

  • Rectificar información.

  • Suprimir información.

  • Revocar autorizaciones.

Las solicitudes podrán dirigirse a:

Correo electrónico: canifreshcol@gmail.com

Teléfono: 321 721 6662

Las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes deberán contener como mínimo:

  • Identificación del titular o persona legitimada.

  • Calidad en la cual actúa.

  • Descripción clara de la solicitud.

  • Documentos necesarios para acreditar identidad o representación cuando corresponda.

En las comunicaciones enviadas por correo electrónico deberá indicarse claramente que se está ejerciendo alguno de los derechos relacionados con:

  • Conocimiento de datos.

  • Actualización.

  • Rectificación.

  • Supresión.

  • Revocatoria de autorización.

14. CONSULTAS

Las consultas relacionadas con datos personales podrán enviarse a:

canifreshcol@gmail.com

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción.

Cuando no resulte posible atender una consulta dentro de dicho término, CANIFRESH informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que será atendida.

La nueva fecha no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

15. QUEJAS Y RECLAMOS

Las personas legitimadas podrán presentar reclamaciones cuando consideren que:

  • La información debe ser corregida.

  • La información debe ser actualizada.

  • La información debe ser suprimida.

  • Se ha realizado un tratamiento contrario a las normas aplicables.

Los reclamos podrán dirigirse a:

canifreshcol@gmail.com

El reclamo deberá contener:

  • Identificación del titular.

  • Descripción de los hechos.

  • Dirección o medio de contacto.

  • Documentos que se deseen hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, CANIFRESH podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.

Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el interesado proporcione la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, informando al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo se incluirá en la base de datos la leyenda:

“Reclamo en trámite”

La anotación deberá realizarse en un término máximo de dos (2) días hábiles y mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para resolver un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.

Si no fuera posible resolverlo dentro de dicho plazo, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CANIFRESH tratará los datos personales bajo criterios de confidencialidad y adoptará medidas destinadas a evitar el acceso, pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación no autorizada de la información.

La información no será facilitada, cedida o entregada a personas diferentes de aquellas responsables o encargadas del tratamiento, salvo cuando exista autorización del titular o una obligación legal.

17. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Cuando CANIFRESH contrate terceros especializados para realizar actividades relacionadas con bases de datos o tratamiento de información, adoptará los mecanismos contractuales correspondientes.

17.1. Transferencia de datos personales

Cuando terceros requieran validar, rectificar o confirmar datos personales contenidos en las bases de datos, CANIFRESH podrá realizar su transferencia dentro de las finalidades previamente autorizadas por el titular.

CANIFRESH adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad tanto de la transferencia como de los terceros que accedan a la información.

La información no será utilizada para finalidades comerciales diferentes de los programas, servicios y actividades autorizadas.

17.2. Transmisión de datos personales

Debido a las relaciones comerciales, laborales y empresariales que CANIFRESH pueda mantener con organizaciones ubicadas fuera del país, podrá realizar transmisiones internacionales de datos personales cuando resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades contempladas en esta Política.

Cuando corresponda, se solicitará autorización expresa y previa del titular.

18. DIFUSIÓN DE LA POLÍTICA

La presente Política estará publicada permanentemente en:

www.canifresh.co

Al momento de solicitar la autorización para el tratamiento de datos personales, CANIFRESH informará:

  • Las finalidades del tratamiento.

  • La existencia de esta Política.

  • Los derechos que le corresponden al titular.

  • Los mecanismos disponibles para ejercer dichos derechos.

19. VIGENCIA

La recolección, almacenamiento, utilización y circulación de datos personales se mantendrá durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades previstas en esta Política.

Cuando la finalidad para la cual fueron recolectados los datos deje de existir y no haya obligación legal o contractual que requiera su conservación, la información podrá ser eliminada de las bases de datos.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia el:

24 de noviembre de 2023.

20. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, CANIFRESH las comunicará a través de su página web antes de su entrada en vigencia.

La presente Política forma parte integral de los términos y condiciones aplicables al uso de:

www.canifresh.co

21. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CANIFRESH

NIT: 1037657501

CANIFRESH actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus diferentes canales.

Canales de atención

Correo electrónico: canifreshcol@gmail.com

Teléfono: 321 721 6662

Página web: www.canifresh.co

22. VIDEOVIGILANCIA – CCTV

Los sistemas de videovigilancia utilizados por CANIFRESH implican la recopilación de imágenes de personas y, por lo tanto, el tratamiento de datos personales.

CANIFRESH aplicará a esta información los principios de:

  • Legalidad.

  • Finalidad.

  • Libertad.

  • Calidad.

  • Veracidad.

  • Seguridad.

  • Confidencialidad.

  • Acceso restringido.

  • Circulación restringida.

  • Transparencia.

Las imágenes recopiladas mediante los sistemas de videovigilancia serán tratadas y conservadas aplicando las medidas necesarias para proteger la privacidad de los titulares.

El acceso o suministro de las grabaciones podrá encontrarse restringido con el objetivo de proteger la privacidad y la seguridad.

Finalidades de los sistemas de videovigilancia

Los sistemas de CCTV podrán utilizarse para:

  • Recopilar imágenes de visitantes, terceros y empleados.

  • Monitorear incidentes relacionados con la seguridad.

  • Disuadir conductas irregulares.

  • Controlar el ingreso de usuarios, visitantes y empleados a las instalaciones y tiendas físicas.

  • Proteger a clientes, empleados, visitantes y bienes de CANIFRESH.

Las instalaciones y tiendas que cuenten con cámaras deberán disponer de avisos de privacidad que informen a los visitantes sobre la existencia del sistema de videovigilancia y sus finalidades.

El ingreso a áreas debidamente identificadas con estos avisos podrá constituir una conducta inequívoca de autorización dentro de los límites permitidos por la legislación aplicable.

23. INFORMACIÓN Y CAPACITACIÓN A EMPLEADOS Y PROVEEDORES

CANIFRESH realizará actividades de información y capacitación dirigidas a empleados y proveedores relacionadas con:

  • La importancia de la adecuada recolección de datos personales.

  • La correcta utilización de la información.

  • Las medidas necesarias para garantizar su protección.

  • Los derechos de los titulares.

  • Las responsabilidades derivadas del tratamiento de información personal.

Estas actividades estarán orientadas al cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales.